August 20267 Minuten

Was kostet Individualsoftware wirklich?

Es ist fast immer die erste Frage — und die einzige, auf die es zu diesem Zeitpunkt keine ehrliche Antwort gibt. Wer sie trotzdem beantwortet, rät. Was man dagegen sehr wohl vorher klären kann: woraus sich der Preis überhaupt zusammensetzt und an welchen Stellen er entsteht.

Warum niemand seriös eine Zahl nennen kann

„Was kostet eine Sondermaschine?" — im Maschinenbau würde diese Frage niemand ohne Lastenheft beantworten. Bei Software wird trotzdem erwartet, dass eine Hausnummer kommt. Der Grund ist ein Missverständnis: Software wirkt beliebig, weil man sie nicht anfassen kann. Tatsächlich hängt der Aufwand an denselben Dingen wie bei einer Anlage — Anzahl der Sonderfälle, Anzahl der Schnittstellen, wie exakt das Ergebnis stimmen muss.

Zwei Beispiele mit demselben Satz beschrieben: „Wir wollen unsere Angebote digital kalkulieren."

• Fall A — Drei Personen, eine Preisliste, feste Zuschläge, Ausgabe als PDF. Das ist überschaubar.
• Fall B — Preise aus dem ERP, Materialzuschläge tagesaktuell, Freigabe ab einer bestimmten Summe durch die Geschäftsführung, Versionsstände nachvollziehbar, Anbindung an das Dokumentenmanagement. Das ist ein Vielfaches.

Der Unterschied steht nicht im Satz. Er kommt im Gespräch heraus, und genau dafür ist das Erstgespräch da.

Die drei Kostenblöcke

1. Bau

Der einmalige Aufwand bis zur lauffähigen Anwendung. Das ist der Block, den alle meinen, wenn sie „Kosten" sagen — und in vielen Projekten der kleinste von dreien.

2. Betrieb

Was die Anwendung im Jahr kostet, wenn niemand etwas ändert. Hier lohnt genaues Hinsehen, denn hier verstecken sich die Beträge, die über Jahre laufen: Lizenzgebühren je Arbeitsplatz, Mietkosten für eine Plattform, Wartungspauschalen. Bei den Anwendungen, die ich baue, ist dieser Block bewusst null — die fertige Software wird vollständig übergeben, läuft auf Ihrer eigenen Technik und gehört Ihnen. Kein Abonnement, keine laufenden Lizenzgebühren.

3. Änderung

Der Block, den fast niemand einplant und der über die Lebensdauer am teuersten wird. Denn es ändert sich immer etwas: ein neuer Prozess, ein zusätzliches Feld, eine gesetzliche Anforderung. Entscheidend ist nicht, ob Änderungen kommen, sondern wie teuer die zehnte ist.

Warum Festpreis für den ersten Schritt

Nach Aufwand abzurechnen verlagert das gesamte Risiko auf den Auftraggeber: Wenn ich mich verschätze, zahlen Sie. Das ist bequem für mich und unfair für Sie.

Deshalb bekommen Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch ein Festpreisangebot für einen klar abgegrenzten ersten Schritt — mit Leistungsumfang, Termin und Preis, schriftlich. Größere Vorhaben werden in Abschnitte geteilt, die einzeln beauftragt werden können. Sie gehen kein Risiko über den ersten Schritt hinaus ein, und ich muss vorher sauber nachdenken statt später nachzuweisen, wie viele Stunden es geworden sind.

Wo moderne Werkzeuge den Preis wirklich drücken — und wo nicht

Ich entwickle mit KI-Werkzeugen (das nennt sich Agentic Coding). Das verändert die Kostenrechnung, aber nicht überall gleich.

Deutlich günstiger wird das Schreiben von Code. Ein Beispiel aus dem eigenen Betrieb: Mein Baukasten für kleine Erfassungsprogramme umfasst inzwischen acht Anwendungen — von Kunden und Rechnungen bis Besuchsbericht. Eine weitere anzulegen dauert Minuten, nicht Tage. Klassisch entwickelt wäre jede davon ein eigenes kleines Projekt gewesen.

Nicht günstiger wird das Verstehen. Was genau soll die Anwendung können, welche Sonderfälle gibt es, wo darf sie sich nicht irren — dieser Teil bleibt Handarbeit und Gespräch. Wer Ihnen erzählt, KI mache Software „fast umsonst", hat die eine Hälfte gerechnet und die andere weggelassen.

Die praktische Folge: Vorhaben, die früher am Aufwand gescheitert sind, rechnen sich heute. Das gilt besonders für kleine, klar umrissene Werkzeuge — genau die Sorte, die man jahrelang „irgendwann mal" machen wollte.

Was Sie stattdessen zuerst fragen sollten

Nicht „Was kostet das?", sondern: Was kostet es mich, dass es so bleibt, wie es ist? Diese Zahl kennen Sie selbst am besten — und sie ist meist überraschend konkret:

• Wie viele Stunden im Monat gehen für den Ablauf drauf?
• Was kostet ein Fehler, der durch das Abtippen entsteht?
• Was passiert, wenn die eine Person geht, die sich auskennt?
• Welche Entscheidung treffen Sie heute aus dem Bauch, weil die Zahlen zu spät kommen?

Wenn die Summe daraus klein ist, sollten Sie nichts bauen lassen. Ich sage das auch, wenn ich dadurch den Auftrag verliere — ein zufriedener Kunde ohne Auftrag ist mir lieber als ein Projekt, das niemand nutzt.

Wann es sich nicht lohnt

Drei Fälle, in denen ich abrate:

• Der Ablauf ist noch in Bewegung. Wenn sich im nächsten Halbjahr ohnehin alles ändert, gießt man gerade den falschen Stand in Beton.
• Es gibt ein Standardprodukt, das passt. Individuell lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf ein Unterscheidungsmerkmal ist — nicht bei Buchhaltung oder Zeiterfassung.
• Niemand im Haus will es. Software, die gegen den Willen der Anwender eingeführt wird, wird umgangen. Das ist keine technische Frage.